Come delegare senza perdere il controllo della tua azienda

All’interno di SimpNess svolgiamo spesso riunioni per il mio aggiornamento su quello che il Team sta facendo, e di queste la più importante è quella con il mio “numero due”, il dottor Mario Massarelli, che gestisce tutti gli aspetti operativi dell’azienda.

Mario è un vero boss. Ha gestito più aziende da quando era neolaureato (e ora ha 47 anni mi pare, anche se mi piace scherzare e attribuirgliene una decina in più ogni volta), e prima di lavorare in SimpNess era socio di una grande azienda che si occupava dell’animazione di centinaia di villaggi turistici sparsi per il mondo. In questo percorso si è pure guadagnato un MBA (Master in Business Administration) a Londra ed essendo in SimpNess dalla prima ora, prima come cliente e poi guadagnandosi le stellette partendo da “apprendista”, è la persona che meglio di tutti conosce la mia metodologia di lavoro.

Proprio per questo svolge per SimpNess anche molte Consulenze KickStart con i futuri clienti di SimpNess, ai quali redige un vero e proprio piano di sviluppo per l’azienda e gli indica il miglior percorso di formazione da seguire.

(Piccolo momento promozionale: se vuoi acquistare una di queste consulenze KickStart, contatta clienti@simpness.com per sapere come fare)

Questo ruolo gli fornisce uno importante spaccato degli Imprenditori che lo contattano “pre-SimpNess”, e proprio per questo motivo ci confrontiamo settimanalmente per aggiornare programmi e progetti.

È una riunione nella quale è difficile rimanere seri, visto che ci lega un’amicizia più profonda del lavoro, ma nella quale emergono sempre idee fondamentali.

Una delle quali, voglio condividere in questo articolo.

Mario infatti mi dice spesso che una tematica che emerge in quasi tutte le call è…  la paura di delegare.

PERCHÉ DELEGARE TI FA PAURA

Le persone che contattano Mario capiscono bene che devono delegare, ma ne hanno una tremenda paura.

In realtà, anche quando parli con il tuo barbiere o parrucchiere (a seconda di quanto tu sia effeminato, perché i veri uomini vanno solo dal barbiere), se quello si sente dire che sei stressato, ti risponde subito:

“Eh ma dovresti delegare…”.

Quindi, lo sanno proprio tutti che devi delegare, però tu hai un’enorme paura che, delegando alcune cose, queste escano fuori dal tuo controllo.

Magari temi che non ci sia lo stesso livello di qualità, che alcuni clienti possano non essere contenti del risultato, e che l’azienda si possa autodistruggere.

Praticamente, credi che delegare significhi lasciare l’azienda in mano a gente incompetente, che non capisce nulla e che non è in grado di svolgere certi compiti bene quanto lo faresti tu, che sei esperto di tutto.

In realtà è, non so come dirlo… Ma è un timore GIUSTO.

Infatti, non puoi pretendere che delle persone che non hanno l’interesse e la passione che hai tu per la tua azienda siano in grado, da sole, di generare un risultato identico.

In sostanza, ciò che crea questo problema è la mancanza di struttura nella delega, e il fatto che tu non controlli le metriche giuste, ma aspetti sbagliati.

Cosa intendo con questo?

Per farti capire meglio il concetto ti faccio un esempio.

Un mio cliente è un pilota della compagnia aerea Royal Air Maroc, che spesso prendevo per andare da Casablanca a Bologna (quando abitavo in Marocco).

Quando mi capitava di prendere un aereo della loro compagnia, gli mando un messaggio per dirgli qual è il mio volo, perché magari anche lui si trova sullo stesso.

Io gli voglio bene e tutto, a volte mi fa anche delle sorprese…

Tuttavia, quando è lui il pilota dell’aereo, invece di farmi stare tranquillo in business class nella sedia grande, rilassato a bere Champagne, mi fa andare nel cockpit con lui.

Intendiamoci: la prima volta è anche divertente, ma stare seduto su uno strapuntino del cockpit, quando potresti leggere e riposarti bello comodo in prima fila, dopo un po’ ti scoccia.

Comunque, ti sto raccontando questo perché una delle cose che mi ha stupito di più in assoluto di questa esperienza è stata la mia paura in una fase critica del volo. Questa fase, però, NON È l’atterraggio.

Tutti hanno paura della fase di atterraggio.

In realtà, quando mi sono trovato nella cabina di pilotaggio, il momento nel quale ho avuto più paura la prima volta è stato il decollo.

Perché?

Pensa a come è fatto un aereo: c’è la cabina di pilotaggio e poi il becco.

Ecco, quello che devi capire è che se sei su una pista, nel momento in cui l’aereo si inclina anche solamente di qualche grado, tu cominci a non vedere più nulla.

Quando atterri, invece, più o meno la pista la guardi, e quindi ti fa molta meno paura.

Nel decollo guardi in alto, e non vedi proprio nulla.

L’unica cosa che vedi sono gli strumenti, che per il pilota significano qualcosa, ma per me invece non significavano nulla.

Ecco: per molte persone delegare genera una paura simile alla mia paura per il decollo.

Non so se sono riuscito a trasmetterti la sensazione, ma forse è qualcosa che hai provato anche tu, e mi avrai capito.

A me, quel momento ha fatto veramente molta, molta paura, perché non avevo più riferimenti.

Gli unici riferimenti che avevo erano le macchine, le strumentazioni di bordo, che però, non essendo un pilota, non sapevo leggere.

Per il mio amico, invece, quella è la normalità: sapeva esattamente quello che doveva fare, io invece no.

Anche quando sei in quota, se non sei completamente coperto dalle nuvole, e più o meno vedi qualcosa, hai un riferimento. Quando vai su, invece, fa impressione.

In molti imprenditori delegare provoca esattamente la stessa sensazione.

 

COMPORTAMENTI ASSURDI E COME EVITARLI

Questa esperienza di totale mancanza di controllo genera comportamenti assurdi, come:

– Andare a rompere i coglioni ogni due minuti ai dipendenti per vedere cosa sta succedendo;
– Accettare di delegare tutto il lavoro all’esterno, ma voler dare comunque gli “Ok”, diventando così il collo di bottiglia dell’azienda.

Quindi tu deleghi, ma alla fine decidi tu se il lavoro può essere mandato fuori o meno.

Questi comportamenti irrazionali – il voler controllare in ogni lavoro, il voler dare tutte le conferme…- in realtà sono poco funzionali, e finiscono solo con l’ingorgare la tua azienda.

Infatti, tu deleghi solo la parte operativa, rimanendo comunque al centro di tutto.

In realtà, avresti potuto benissimo spostare il potere decisionale all’esterno, e spiegare ad altre persone come si fa a decidere.

Qual è la soluzione, allora?

La soluzione a tutto questo è iniziare a fare come il mio amico pilota, quindi non delegare alla cieca, con la paura che la cosa possa non funzionare, ma delegare con l’idea di stabilire il parametro da controllare.

Il mio amico pilota, anche se non guarda, nel momento in cui l’altitudine, l’inclinazione e la rotta sono giuste, sa di essere a posto.

Verificando questi criteri importanti (perdonami l’imprecisione tecnica, ma come sai non è il mio lavoro), sa che l’aereo sta andando nella direzione giusta.

La stessa cosa dovrebbe succedere anche a te.

Se deleghi a una persona o a più persone, se crei un sistema, quello che devi anche stabilire sono I PARAMETRI in base ai quali decidi se quel sistema funziona oppure no.

Ad esempio, se ti occupi della vendita, e a un certo punto decidi di farti sostituire da un venditore, i parametri da controllare possono essere il fatturato totale, il riordino dei clienti e via dicendo.

Sono parametri che ti dicono se questa persona sta lavorando bene.

A questo punto:

• Se i parametri sono come devono essere, sai che non devi metterci le mani.
• Se invece i parametri non sono a posto, controllerai cosa ha generato questo risultato, e potrai modificare e migliorare il sistema.

Questa è l’unica cosa che devi fare: devi delegare e contenere il controllo.

Evita i comportamenti assurdi del tipo “Decido tutto io”, ma valuta obiettivamente i risultati.

Se un’attività deve generare un certo tipo di risultato, andrai a verificare se è effettivamente così.

Non devi rompere i coglioni alla gente, non devi andare a sindacare su cose che non sono relative al risultato.

Controlla il risultato, e se non sei contento fai un passo indietro e cerca di capire come modificare il sistema. Se invece i risultati sono a posto, a livello qualitativo e quantitativo, se il sistema è corretto, allora non preoccuparti.

Quindi:

• Controlla la delega controllando il risultato;
• Stabilisci delle metriche;
• Verificale.

E poco alla volta, con l’abitudine, vedrai che diventerai competente proprio come il mio amico pilota, che è in grado di viaggiare nelle condizioni più disparate guardando semplicemente gli strumenti, senza avere riferimenti esterni.

Un prerequisito di questo, ovviamente, è avere una metodologia di Delega che funzioni. Che poi è quello che ti insegno anche al Corso SimpNess.

Ultima cosa.

Delegare NON SIGNIFICA semplicemente “Dire cosa fare”, ma educare a prendere DECISIONI.

 

Ogni ruolo, infatti, ha sempre due componenti importanti.

Una componente di ESECUZIONE: che è letteralmente “fare le cose”.

Una componente di DECISIONI: che è decidere sul momento come risolvere alcune problematiche che vanno fuori dalla procedura standard.

Ne parlerò magari in un futuro articolo, ma per ora voglio solo fare due considerazioni.

Prima idea: Più si innalza il livello di lavoro, più il mix di queste cose si sposta a favore delle decisioni.

È per questo motivo che sostituire TE è difficile. Il tuo ruolo fondamentale è quello di “deus ex machina” che sa e sa fare tutto. E che principalmente decide.

Proprio per questo motivo, se utopisticamente volessi delegare tutto il tuo lavoro, avresti bisogno di standardizzare al massimo quello che fa la tua azienda nel quotidiano come insegno in SimpNess.

Più varietà = Più decisioni = Più difficoltà di delega

Se hai meno decisioni da prendere e meno difficoltà operative, poi puoi lentamente formare il tuo staff per prenderle al tuo posto.

Più invece hai complessità, meno diventa facile delegare ed insegnare a prendere decisioni, visto che non puoi costruire uno storico.

La complessità del business deve essere negli aspetti strategici. Quelli probabilmente non riuscirai mai a delegarli. Ma se passi il tempo a decidere a chi mandare la fornitura tra i cattivi clienti e a chi no la verità è che non avrai mai il tempo di pensare veramente agli aspetti che fanno parte della “complessità positiva”.

Seconda Idea: Le persone che hai in azienda potrebbero NON ESSERE adatte a farla crescere.

Questa è la vera nota dolente di molti imprenditori. E anzi, voglio svelarti un effetto collaterale del corso SimpNess. Quando inizi a cambiare modo di fare all’interno dell’azienda posso assicurarti che avrai un colpo di ritorno dai tuoi collaboratori. O almeno dalla parte “marcia” di questi.

Non è raro che alcuni si offendano e vadano via perché “a sti corsi ti mettono idee strane in testa” (si, vero, principalmente l’idea che in azienda bisogna lavorare secondo delle regole e non facendo cose alla cazzo).

E in alcuni casi è una salvezza, visto che ad andare via sono proprio quelli che ti affondano. E ti risparmi pure un licenziamento.

La perdita è comunque bilanciata dall’altra parte che ne uscirà super motivata come uno squadrone d’assalto.

Ma il problema della “rieducazione” delle cattive abitudini esiste e va comunque affrontato.

Nel corso ti fornisco lo schema completo, ma per ora eccoti qualche spunto.

Come puoi rieducare le persone alle quali hai delegato, ma che continui a gestire in maniera diretta, prendendo TU le decisioni?

Come fai a gestire i casi in cui le persone vengono costantemente da te per essere aiutate nel decidere?

Ti do uno stratagemma che utilizzo anche con i miei clienti:

Ogni volta che hai delle persone che vengono da te per prendere una decisione, NON DECIDERE PER LORO.

Spiega loro i tuoi criteri, e poi di’ loro di decidere per te.

Ad esempio, se hai un venditore che viene continuamente da te per decidere il prezzo da applicare ai clienti, tu non deciderlo per lui. Digli semplicemente:

“Decidi tu, poi magari mi fai verificare e ti do un feedback”.

In questo modo riabituerai le altre persone a decidere.

E visto che decideranno loro, ma magari le prime volte interverrai, avrai anche modo di correggerle e di aiutarle a prendere una decisione in maniera un pochino più sensata.

Se inizierai a:
– Controllare i numeri;
– Evitare di entrare nel processo decisionale e nelle attività che sono delegate ad altri;

Poco alla volta comincerai a riappropriarti del tuo tempo, e potrai veramente delegare.

Ricorda che delegare è una vera e propria abilità, come ti insegno nel corso SimpNess.

Non è facile, lo so.

C’è bisogno di studiare, imparare e mettere in pratica, ma non per questo devi dimenticarti di farlo, perché è davvero l’unica possibilità che hai per espandere la tua azienda e farla crescere.

Pensaci un attimo, e comincia a riflettere su quali possono essere i criteri e le metriche da applicare alle attività che vai a delegare.

E ovviamente ti aspetto al prossimo Corso! Guarda qui la presentazione:

https://simpness.com/corso

 

A presto
Piernicola De Maria
Creatore di SimpNess
Autore di Se Solo ti Lasciassero Lavorare

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