Come evitare gli errori dei tuoi collaboratori? Parti da queste strategie

Quanto sarebbe più snella e produttiva la tua azienda se tu potessi evitare gli errori dei tuoi collaboratori?

 

Questo risultato non è impossibile ma è raggiungibile attraverso il corretto uso di alcune strategie e procedure.

Se anche tu hai dei collaboratori, che, come dire… Ogni tanto “sminchiano le cose”, sicuramente avrai modi diversi di reagire a seconda del tuo carattere.

  • Forse incassi, e ne soffri tu.
  • Oppure reagisci in maniera forte, t’incazzi e li mandi a quel paese.

Una cosa è certa: in azienda gli errori esistono eccome.

Quindi, è necessario avere delle strategie.

Il tuo primo obiettivo deve quindi essere ELIMINARE LA POSSIBILITÀ CHE QUESTI ERRORI SI VERIFICHINO.

Se hai già visto il corso Zero Emergenze, saprai che mi capita di paragonare i nostri collaboratori a delle simpatiche scimmie, che svolgono i propri compiti in modo automatico.

Lo faccio per sdrammatizzare.

Ma bisogna tenere bene a mente una cosa: ogni volta che la struttura cresce, la probabilità di commettere errori aumenta.

Infatti, ogni volta che voglio trasferire qualcosa al di fuori della mia testa e farlo fare a un’altra persona, c’è la possibilità che in questo passaggio qualcosa si perda.

Quindi, più “passaggi di testa” = più probabilità di errore.

Capisci bene che al crescere dell’azienda, queste probabilità aumentano sempre di più.

Chiaramente, gestire delle persone è diverso da gestire delle macchine.

Questo genera un paradosso.

Te lo spiego con un esempio.

Nel caso dei miei clienti dell’ambito industriale mi capita spesso di vedere situazioni del genere: il piano di sotto, in cui prevale il lavoro delle macchine, è completamente organizzato, mentre il piano di sopra, dove lavorano le persone, non lo è affatto.

Il perché è ovvio: un computer lo puoi programmare, gli puoi dire di svolgere certe funzioni, e a meno che non si scassi l’hardware, il software – se fatto bene – funzionerà sempre nello stesso modo.

Il computer è così: fai lo sforzo una volta creando un software fatto bene, e quello andrà avanti creando lo stesso risultato in modo abbastanza prevedibile.

Con le persone invece (purtroppo!) non si può fare la stessa cosa.

È vero, ci sono quelli che pretendono di insegnarti come programmare il cervello degli esseri umani, è una cosa che ho studiato anch’io (errore di gioventù!).

Però, di fatto, gli esseri umani non funzionano come le macchine.

Infatti, nel caso degli esseri umani ci sono delle accortezze che vanno tenute in considerazione se vuoi ottenere risultati e ridurre gli errori.

La prima cosa da fare è considerare la tua reazione, come imprenditore, davanti a questi errori.

Come ti ho detto, puoi avere due tipi di reazione:

“Soffro io, non fa niente: sono in mezzo a una manica di imbecilli e mi devo adattare”.

Oppure la reazione opposta:

“Siete dei coglioni, vi ammazzo, vi licenzio (etc. etc.).

Di fatto, nessuna delle due reazioni è produttiva.

La prima non toglie l’errore, mentre la seconda crea in azienda un ambiente in cui le persone non vogliono contribuire o avere un engagement.

Cosa significa avere engagement?

Ho appena tenuto un corso in aula, chiamato “Solo i migliori”, che spiega esattamente questo.

La versione breve è questa:

Un dipendente è motivato nel suo lavoro non solo per il fatto di essere pagato, ma perché oltre a ciò ottiene una sorta di coinvolgimento nei risultati aziendali.

Vuole risultati positivi per l’azienda tanto quanto li desideri tu.

Molto spesso, quando questo engagement viene meno, il collaboratore passa dal volere i risultati all’evitare le cosiddette rotture di coglioni.

 

A livello di produttività c’è una differenza ENORME tra un collaboratore coinvolto e uno che non lo è

 

Quindi, a te conviene avere persone che non hanno paura di fare errori, e che sappiano che se ne commetteranno non verranno frustati.

La soluzione non è nemmeno a metà tra la rassegnazione e la sfuriata, ovvero nel far presente l’errore con parole gentili.

La soluzione è creare un vero e proprio sistema che inglobi questi errori e faccia sì che non si verifichino più.

Quindi, il mio primo suggerimento è questo:

Evita i due estremi, non prenderla sul personale e non fare la sfuriata, ma pensa a che tipo di sistema puoi creare per fare in modo che questi errori non si verifichino più.

Ora è importante che tu capisca una cosa fondamentale:

Se esistono errori che si verificano ogni volta, da parte della struttura in generale o da parte di una persona in particolare, significa che c’è qualcosa di sbagliato nel sistema che sta dietro.

Quindi, i casi sono due:

  • O prendi le persone giuste, ma non le metti in condizione di sapere esattamente come fare le cose – quindi devi correggere il sistema, il modo in cui insegni e deleghi;
  • O selezioni male le persone.

Delle due, l’una.

Quindi, se tutti quanti compiono gli stessi errori:

  • O sono tutti scemi – il che può essere, può succedere che la tua azienda non sia abbastanza attraente per profili validi e attiri solo i cretini (ma non credo sia il caso).
  • Oppure il problema è relativo ai sistemi della tua azienda, al modo in cui formi le persone e formalizzi ciò che deve essere fatto.

Insomma, c’è un pezzo che manca.

Come fai a trovare questo pezzo?

Lo trovi analizzando la differenza tra chi ottiene risultati e chi non ne ottiene.

Anche se la persona che ottiene risultati sei tu, c’è una grandissima differenza tra te e le altre persone.

Nel corso SimpNess ti insegno un processo per capire dove sta questa differenza.

Magari sta nel fatto che tu hai dei principi in testa che sono diversi da quelli che hanno i tuoi collaboratori 

Ti faccio un esempio pratico.

Proprio in questi giorni stavo girando un video. Parlando con un collaboratore che si occupa del montaggio è successa una cosa particolare. Lui mi ha mostrato un video, e io gli ho detto subito: “Così non va bene”.

Lui non riusciva a capire dove si trovasse il problema. Allora, glielo ho fatto rivedere due o tre volte spiegandogli cosa non andava bene.

Mi sono reso conto che esisteva una differenza nel modo in cui lui valutava il video rispetto al modo in cui lo valutavo io.

Io, per deformazione, sono “negativo”. Ovvero, ogni volta che faccio qualcosa penso sempre che dall’altro lato ci possa essere qualcuno che ad ogni frase risponde con un “Ma cosa me ne frega di questo?”, oppure “Questa è una stronzata”.

Io cerco sempre tutte le possibili obiezioni a quello che faccio, e cerco di prevenirle.

Il mio collaboratore non aveva questa idea, gli mancava il principio che ti spinge a cercare le incongruenze, a chiederti se c’è qualcosa che non è spiegato bene o che è dato per scontato.

Era questo il pezzo mancante.

Una volta chiarito il pezzo, questo deve entrare direttamente nel sistema di formazione dei miei collaboratori.

La radice del problema non sono mai le persone.

Le persone sono quello che sono, il materiale umano che hai a disposizione è quello che è.

Il tuo obiettivo è creare un sistema che minimizzi i danni degli umani che hai di fronte.

Se io mi rendo conto che i miei collaboratori non ci arrivano da soli, è mio compito o cambiare il sistema di selezione e decidere che mi servono collaboratori di un taglio diverso, oppure capire come modificare il sistema affinché errori di questo tipo non si verifichino più.

Dopo aver formalizzato e spiegato ad altri la correzione dell’errore, questa diventa una parte importante delle procedure aziendali.

Ogni volta che devi dare indicazioni, quindi, verifica che non ci siano incongruenze o riferimenti che le persone non possono capire.

Questo meccanismo di FEEDBACK, VERIFICA DEGLI ERRORI e PREVENZIONE può risolvere la maggior parte degli errori che avvengono in azienda.

Un altro suggerimento che ti voglio dare (fondamentale soprattutto per le aziende che generano un prodotto o un servizio che va all’esterno) è il seguente.

Nel processo aziendale ci sono tre step fondamentali:

  1. Avvio del processo, ovvero la preparazione di tutte le informazioni necessarie allo staff per lavorare;
  1. Parte operativa;
  1. Parte di verifica.

Molti imprenditori si infangano in questo processo.

Perché?

Perché anche se tutto il lavoro in mezzo è fatto dai collaboratori, e quindi loro intervengono solo all’inizio e nella verifica finale, perdono un sacco di tempo in questi due momenti.

Infatti, l’avvio e la verifica, se gestiti in maniera scorretta, possono bruciarti più tempo che se facessi tu tutto il lavoro da solo.

È una cosa molto comune sentire imprenditori disperati che dicono frasi come “Ci metto di meno a farlo io che a farlo fare a questa manica di scemi” (o varianti simili, con tutte le parolacce e bestemmie del caso).

Anche in questo caso, il problema è sistematico.

Il problema NON È che sono una manica di scemi.

Lo sono, ma il problema non è questo.

E quindi, cosa devi fare tu?

Devi vedere se hai fornito loro tutte le informazioni che servono.

Spesso siamo deficitari da questo punto di vista, perché diamo indicazioni presupponendo che i nostri collaboratori sappiano già fare tutto di conseguenza.

Questo, purtroppo, molto spesso non è vero!

Magari mancano loro delle informazioni chiave, che noi abbiamo in testa, ma che non vengono trasferite.

Ti faccio un altro esempio.

Io ho un’azienda in Marocco che si occupa di marketing.

Abbiamo iniziato ad introdurre il marketing di contenuto– il Marocco è un po’ più indietro rispetto all’Italia. Ovviamente ho dovuto formare il mio staff, perché si tratta di qualcosa di nuovo.

Ho notato che c’era differenza tra quando ero io a dare le istruzioni e quando le dava la mia socia che coordina lo staff.

Quando le davo io le persone erano subito in grado di agire, perché avevano tutti gli strumenti necessari per fare le cose.

Dare informazioni chiare non ti costa più tempo che darle in maniera imprecisa.

In più, se le dai in modo impreciso poi lo paghi in sede di verifica.

Prima impari a DARE INFORMAZIONI CHIARE e a CAPIRE QUALI SONO GLI ELEMENTI FONDAMENTALI PER FAR FUNZIONARE IL SISTEMA, meglio è.

Passiamo al secondo momento del processo: la procedura di esecuzione.

Nella procedura di esecuzione, tanto più è semplice per le persone eseguire le indicazioniquanto più ridurrai il tasso di errore.

E quando te ne accorgi?

Alla fine.

Se il tempo necessario per la revisione sarà poco, vorrà dire che hai fatto bene la parte precedente.

È qui, al momento della revisione, che la maggior parte degli imprenditori sbaglia.

Perché?

Perché in fase di revisione, dato che devono consegnare all’esterno un prodotto fatto bene, si mettono a correggere gli errori e a rifare il lavoro da capo.

Tuttavia, non si preoccupano di utilizzare queste informazioni, quello che è emerso, per modificare le prime due fasi.

In fase di revisione devi chiederti:

  • “Visto che è successo questo, cosa posso dare in più ai miei collaboratori la prossima volta?”
  • Oppure, “Visto che è successo questo, come posso modificare l’intera procedura che porta al risultato finale?”.

Questo meccanismo di valutazione del risultato finale ti porta a valutare anche il TUO operato, a capire quali sono le procedure che ANCHE TU devi seguire.

Eh sì, perché le procedure non sono mica solo per gli scemi.

Anche tu devi essere in grado di dare alle persone informazioni che esse siano capaci di seguire.

Dopodiché, puoi procedere a modificare la strategia di esecuzione.

Più volte fai girare questo meccanismo, meglio è.

Purtroppo è vero che spesso siamo sottoposti a scadenze, che dobbiamo fare le cose velocemente, quindi questo meccanismo non avviene mai.

Oppure torniamo sì sul processo di esecuzione, ma nel modo peggiore possibile:

lo dici al collaboratore che ne è responsabile e basta.

Se fai così è come se stessi scrivendo carattere per carattere una stringa di codici nel computer, invece di formalizzarla in un programma dove è sufficiente premere un tasto per avviare il processo.

La maggior parte degli imprenditori non è che non forma i collaboratori, ma non trasferisce la formazione in un supporto esterno formalizzato che i collaboratori possono seguire anche senza il loro intervento.

Hai presente quello che ti ho detto sulla persona che montava i video? Gli ho spiegato oralmente quale era l’errore, e ho sbagliato.

Fare così è sbagliato, e lo è finché non prendi questa correzione e la inserisci ufficialmente nel materiale che dai alle persone, facendo in modo che quel problema non si verifichi mai più.

Tu lo fai?

Io molto spesso no. Nella fretta con cui voglio fare le cose mi dimentico di prendere quello che ho detto alle persone e di formalizzarlo all’esterno.

Richiede lavoro, è vero.

Tuttavia, ti prende comunque meno tempo che ripetere le stesse cose alle stesse persone tutte le volte.

Il tuo obiettivo come imprenditore non deve essere quello della maestra dell’asilo, che corregge costantemente la sua classe.

Il tuo obiettivo è guardare quello che succede e fare modifiche per far funzionare l’azienda in modo che le problematiche non si presentino più.

Queste modifiche, però, non devono rimanere all’interno della tua testa.

Altrimenti, indovina a chi devono rompere le scatole quando la prossima volta non sanno di nuovo come fare?

Molto spesso, quando faccio il corso Simpness, ricevo da parte degli imprenditori questa obiezione:

“Sì, ma se mi devo mettere a formalizzare tutte le procedure poi devo passare sei mesi a fare solo questo.” 

Così sottintendono che fare questo non è lavorare, ma è solo qualcosa che procura un danno, perché toglie tempo ad altre attività.

Il punto è che, come imprenditori, noi dobbiamo fare investimenti.

E investire non significa solo investire soldi nella tua azienda, ma anche INVESTIRE IL TEMPO NECESSARIO PER CREARE LA TUA AZIENDA.

 

È vero che ce ne metti tanto di tempo, ma i risultati che ottieni sono risultati che durano a vita.

Tuttavia, stai bene attento, C’È UN TRUCCO:

Non necessariamente lo devi fare tu.

Infatti, il modo migliore per fare questo lavoro colossale di costruzione di procedure è quello che chiamo il “metodo partecipativo”.

Ovvero, non devi farlo tu direttamente, ma devi coinvolgere le persone nella creazione di sistemi.

Ad esempio, se devo lavorare sul nostro sistema di creazione di video, non mi metterò io a formalizzare la procedura: chiedo alla persona che se ne occupa di lavorarci lui!

Lo istruisco, gli faccio seguire il corso SimpNess, gliela faccio scrivere e poi io la verifico.

In questo modo i risultati vengono velocizzati.

Ma non solo: la persona o le persone che hanno lavorato alla procedura saranno più portate a rispettarla, avendola scritta loro stessi.

Se questa procedura fosse stata imposta da te, sarebbero stati meno motivati.

Entra nell’ottica che, anche se in maniera incompleta, c’è già un processo di trasferimento parziale di abilità da te alle altre persone.

Invece di riscrivere tutto tu, coinvolgi queste persone, falle partecipare e fatti creare il canovaccio di quello che va fatto.

Poi tu fai il tuo lavoro di imprenditore, innovando e correggendo quello che hanno prodotto.

Questo è il tuo vero lavoro: non metterti lì, fare i conti e vedere se tutto va bene.

Il tuo lavoro è evitare A MONTE che i problemi arrivino.

Puoi fare ciò se crei questo meccanismo di feedback, di informazione e modifica della procedura in base ai risultati che ottieni.

Questi sono dei suggerimenti, ovviamente generici.

Purtroppo, in un articolo non ti posso descrivere passo per passo come procedere.

Non è per cattiveria, conta che per farlo ci metto quattro giorni interi al corso SimpNess.

Voglio darti comunque DUE SUGGERIMENTI EXTRA relativi a due parti nelle quali molto spesso avvengono errori.

1) Calcola correttamente i tempi.

Il primo problema è questo: quando deleghi e stabilisci delle scadenze non c’è quasi mai un calcolo corretto dei tempi.

Cosa significa?

Te lo spiego con un esempio.

C’è un mio collaboratore che lavora sui manuali. Se hai frequentato un corso SimpNess e hai avuto dei manuali, quelli sono stati fatti da lui.

Questo ragazzo, da questo punto di vista, è un genio. È in grado di frequentare il corso dal vivo e, l’ultimo giorno, farmi avere 200 pagine di manuale scritte in diretta.

Ha però un problema: ogni volta che gli commissiono un manuale mi propone una scadenza che, vuoi per esagerazione o perché vuole essere utile, è esattamente un terzo di quello che dovrebbe essere.

Qual è il risultato finale?

Mi ritrovo manuali con delle parole scritte male, come “azinda” invece che “azienda”.

Questo mi provoca più problemi in fase di revisione rispetto a quanti non me ne avrebbe provocati aspettare due giorni in più.

Perciò, fai attenzione a dosare bene i tempi.

È meglio mezza giornata in più del collaboratore che un’ora in più tua di revisione.

Soprattutto perché questa ora di revisione ti toglie tranquillità.

E’ importante, dunque, che tu dia il tempo giusto per eseguire i lavori.

Il secondo suggerimento che ti voglio dare è questo:

 

2) Usa la strategia della RIDONDANZA.

Questa è una tecnica che ho ideato anni fa, e che ha portato enormi risultati nelle aziende in cui l’ho sperimentata.

Potrebbe sembrare uno spreco di risorse, ma in realtà è molto efficace.

Cosa significa ridondanza?

Ogni volta che devi fare una revisione finale, forma delle persone che rivedano tra di loro il lavoro, dando loro una checklist precisa che indichi cosa deve essere fatto.

Come fai tu la revisione? Cosa controlli?

La tua tecnica di revisione deve essere formalizzata e trasferita all’esterno a un’altra persona.

In teoria è uno spreco di risorse, perché stai usando due persone per fare un lavoro che potrebbe fare uno solo.

Di fatto, però, se non lo fa un tuo collaboratore, lo devi fare tu.

Il tuo tempo da imprenditore vale di più.

 

Conclusione

Spero di averti dato qualche suggerimento utile su come limitare gli errori all’interno della tua azienda usando correttamente alcune procedure.

Ovviamente è un articolo di poche righe, che quindi non ha nessuna pretesa di essere preciso.

Tuttavia, se vuoi imparare il sistema corretto per delegare e trasferire all’esterno quello che hai nella tua testa, allora ti invito al prossimo corso SimpNess!

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Piernicola De Maria

Creatore di SimpNess

Autore di Se Solo ti Lasciassero Lavorare

 
 

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