Dubbi sulla tua organizzazione aziendale? Parti da qui (e scopri l’errore che non devi assolutamente commettere!)

Era un po’ che volevo scrivere un articolo che parlasse di organizzazione aziendale, un po’ per portarti una visione diversa (e più “pratica”) di come dovresti organizzare alcuni aspetti della tua azienda, ma anche per darti un paio di consigli e accortezze che potrai subito applicare al tuo caso.

Ok, detto così potresti pensare che si tratti di un articolo iper-complesso pieno di roba tecnica… in realtà è tutto l’opposto.

Ti spiego cosa intendo.

Quando parlo con degli imprenditori riguardo a questioni e problematiche inerenti alle loro aziende, le cose che sento spesso loro affermare sono:

– “Mi serve IL direttore commerciale”,
– “Mi serve QUELLO che fa marketing”,
– “Mi manca chi si occupi dell’amministrazione”,
– Oppure: “Mi serve LA ragazza dell’amministrazione”.

Perché questo accade?

 

 

La ragione risiede in una questione di deformazione professionale.

Sì, perché noi tutti proprio in quanto imprenditori siamo portati sempre a ragionare in termini di “pezzi” che ci servono e IDENTIFICARLI con una determinata categoria o area aziendale.

Abbiamo sempre in mente il famoso “organigramma aziendale”.

Ma bada, non è del tutto scorretto il fatto che la tua testa associ una specifica area aziendale ad UNA persona, UN ruolo: Questo non è sbagliato.

E non lo è perché prima o poi è vero che i ruoli nella tua gestione aziendale dovranno corrispondere a un nome, ma questo non dev’essere però il punto da cui partire.

Nella maggior parte dei casi il problema non è pensare se ti manca “il venditore” o la “segretaria”.

Il problema è che devi avere chiare le attività che ti servono – che sono solo una conseguenza. Tutto dipende dalla totalità delle attività da compiere all’interno della tua azienda.

Per questo motivo vorrei spostare il focus dal bisogno di ricoprire tutti i ruoli mancanti ai VERI pezzi che costituiscono la tua azienda.

Ti faccio capire quello che intendo.

Ogni azienda è un sistema complesso, al cui interno ci sono una serie di attività che vanno svolte da più persone per far sì che tutto proceda normalmente.

Devi alzare la saracinesca, spolverare, rispondere al telefono, parlare con i clienti, andare alle fiere, verificare che tu abbia tutte le forniture necessarie…

Se ci fai caso il risultato aziendale è la somma di tutte queste piccole attività.

Sono tanti piccoli meccanismi che messi insieme compongono il risultato finale.

Ma di che tipo di risultato parliamo? È un risultato ALCHEMICO: noi imprenditori siamo gli ultimi alchimisti.

Gli alchimisti vogliono trasformare il ferro in oro, partire da una risorsa che vale poco per ottenere un prodotto finale prezioso. Questo è quello che un’azienda deve fare per definizione.

Essa trasforma le tue risorse finanziarie e il tuo tempo in un prodotto di valore superiore.

Questo meccanismo alchemico, alla fine, produce più di quello che hai investito, sia in termini di tempo che in termini di denaro e di idee.

 

 

Prima di pensare a quali ruoli devono essere presenti nella tua azienda devi fare chiarezza su quali attività vanno svolte.

Proprio per questo ti voglio dare un esercizietto da fare – simile a uno di quelli che potrei darti durante il corso SimpNess, solo adesso in maniera un po’ più sbrigativa.

L’esercizio è questo:

Inizia a pensare a tutte le piccole attività che devono essere svolte all’interno della tua azienda. Prendi un foglio e inizia a segnare tutte le mansioni da svolgere, dalle più complesse alle più semplici. Scoprirai che sono innumerevoli.

Questo è il primo passo.

Una volta individuate tutte le attività devi chiederti quali di queste sono strettamente procedurizzate, ovvero in quali casi le persone sanno sempre quando svolgerle e lo fanno in maniera precisa e produttiva.

E, dall’altro lato, quali invece non lo sono, cioè in quali casi devi intervenire affidando il compito, correggendo il risultato o addirittura svolgendole tu direttamente.

In questo modo sul tuo foglio otterrai due colonne: una con le attività che si svolgono quasi in automatico e l’altra con le attività in cui devi “mettere il becco” (sia dicendo alle persone di farlo, o verificando che l'abbiano fatto, sia facendolo tu direttamente).

 

Il tuo problema principale, ovviamente, non è dato dalla colonna delle attività che si svolgono in automatico, ma da tutte le mansioni in cui sei necessariamente coinvolto nelle fasi di avvio, verifica o esecuzione.

Quando sei alla ricerca di un ruolo, normalmente lo fai perché pensi che alcune di queste attività possano essere facilmente delegate a un’altra persona.

Pensi, ad esempio: “Se assumo una segretaria dovrò fare meno lavoro”.

Ma qual è l’errore che spesso noi imprenditori commettiamo?

Nell’assumere la segretaria, invece di organizzare un processo specifico da trasmetterle, le affidiamo le nostre attività senza delle linee guida da seguire.

E quindi cosa succede? Generiamo delle distorsioni. In teoria abbiamo finalmente una persona che si occupa di tutte le attività che prima erano vacanti, ma in pratica sono necessari un avvio e una supervisione da parte nostra.

Fino a quando non inizierai a procedurizzare le attività in cui è ancora necessario il tuo intervento rimarrai sempre bloccato nella gestione dell’ordinarietà della tua azienda.

 

Il tuo obiettivo primario come imprenditore NON È quello di assumere gente, ma di liberarti delle attività ordinarie.

Per farlo ti voglio fornire due strategie che ti aiuteranno anche senza toccare la tua attuale organizzazione aziendale.

1) Outsourcing

 

La prima strategia si chiama “outsourcing”, che letteralmente significa cercare delle persone al di fuori della tua attività che ti diano una mano su dei compiti piccoli e specifici che non richiedano necessariamente l’intervento di tuoi collaboratori.

Mettiamo che tu abbia cento attività da delegare. Che probabilità hanno di essere tutte omogenee?

Magari devi delegare il controllo delle fatture, la chiamata a determinati clienti, l’appuntamento con il commercialista…

Ci sono abbastanza attività da riempire quattro giorni della tua vita, ma non esiste una persona come te che le sappia svolgere tutte.

Potresti pensare di assumere una persona full-time, ma magari non avresti il carico di lavoro sufficiente per quel ruolo, e la obbligheresti a svolgere mansioni per le quali non è competente.

L’outsourcing risolve completamente questo problema.

Se le attività di cui necessiti sono specifiche e richiedono poche ore di lavoro al giorno, questa è la strategia che dovrai applicare.

Ti faccio un esempio. La mia contabile lavora per me 4/5 ore a settimana. In questo momento non avrebbe nessun senso assumere una contabile a tempo pieno… non mi serve!

Se assumessi una persona a tempo pieno correrei il rischio di avere dei lavori svolti bene e altri svolti male.

Insomma, non posso trovare una persona che è in grado di farmi da contabile, segretaria, revisore e coordinatrice.

Significherebbe cercare una mia replica, che può non esistere – o che di certo non accetterebbe di lavorare per me per soli 15€ all’ora!

L’outsourcing è senza dubbio la formula migliore quando cerchi di delegare delle attività circoscritte ma che devono essere svolte in maniera molto professionale.

Riassumendo: tutte le piccole attività ricorrenti che al momento dipendono da te devono essere svolte dalla persona migliore in quel campo. E se non hai tempo di trovare una persona full-time ne devi trovare una che per qualche ora ti possa risolvere i problemi.

Grazie a questo strumento è possibile farlo. Esistono tanti siti – tra questi cito Upwork, Freelancer.com… -, soprattutto in Inglese, in cui puoi trovare collaboratori di tutto il mondo (e anche Italiani) che possono automatizzare completamente alcune delle tue attività, con un livello di precisione anche superiore del tuo.

Il passo fondamentale è quello di individuare le attività da svolgere, e chi è la persona migliore a cui affidarle.

Successivamente deciderai se questa attività andrà resa un ruolo fondamentale nella tua azienda o se si dovrà ricorrere all’outsourcing. Dipende dal peso che ha.

Ma, fino a questo momento, il profilo in outsourcing deve rimanere tale per far sì che io e la mia azienda possiamo crescere.

Te lo dico perché voglio che passi questa nuova logica come te l’ho appena presentata.

Noi imprenditori siamo pagati in base ai risultati, e non in base al tempo in cui lavoriamo. Proprio per questo motivo la logica alla base del nostro lavoro deve puntare ad ottenere un risultato ottimale.

Se, ad esempio, il mio obiettivo è avere la contabilità in ordine, devo pensare a qual è il modo migliore e più economico per farlo. In questo caso specifico la soluzione sarà trovare una persona che ogni giorno ci dedichi un’ora, o comunque il tempo necessario.

Questo processo, se affinato e migliorato, nel tempo ti porterà molti risultati.

 

2) Analizza le colonne dell’esercizio

La seconda strategia è quella di analizzare entrambe le colonne per vedere se esistono delle attività congruenti che ha senso si avviino insieme.

In molti casi alcune attività comunicano tra loro. Ad esempio, la parte commerciale prende informazioni dalla parte contabile, in particolare per quanto riguarda le fatture.

Se non dovessi trovare delle persone che ti possono aiutare devi iniziare a lavorare sul tuo organigramma, cercando di unire due attività che comunicano senza aumentare i costi.

Io, personalmente, penso a delegare la parte commerciale a quella contabile solo se non trovo una figura che lavora in outsourcing.

Questa seconda strategia è meno consigliabile della prima, perché corre il rischio di far lavorare fuori dal proprio settore la persona a cui viene delegata la mansione.

Tuttavia, la puoi utilizzare come strategia di emergenza.

Te l’ho ripetuto molte volte, ma è davvero importante che tu capisca che devi iniziare a focalizzarti sulle attività che devono essere svolte.

Cerca di trovare il modo di generare il risultato necessario senza assumere ulteriori persone a tempo pieno, ma attingendo all’esterno oppure utilizzando le risorse che hai già.

Devi fare questa riorganizzazione mentale. Capirai meglio quali sono le problematiche della tua azienda, quali attività si evolveranno con il passare del tempo e quali no.

Ti faccio un esempio pratico. Se la tua azienda cresce avrai bisogno di erogare più servizi e di vendere più prodotti, ma il marketing rimarrà lo stesso. Questo rende importante la differenza qualitativa delle persone che ti servono all’interno.

Tutte le attività che rimangono “uniche” vanno delegate a persone molto competenti, perché più cresce l’azienda, più sarà importante avere una base solida.

Il prodotto invece ti deve costare il meno possibile, perché mentre la tua azienda cresce il costo deve rimanere identico, oppure diminuire.

Se la mansione da svolgere è attaccare un francobollo, questa potrà essere svolta da qualsiasi persona sempre nello stesso modo. È un’attività che non crescerà nel tempo, e che quindi deve rimanere tale senza comportarti costi aggiuntivi.

Se la mansione invece riguarda la forma del francobollo, allora sarà necessario l’intervento di una persona sempre più competente in base all’impatto che avrà sul risultato.

 

Conclusione

Inizia a ragionare in questo modo e ad entrare in questa ottica.

Inizialmente ragioniamo su come svolgere i sistemi, poi su quali sono quelli che acquisteranno valore.

In base a questa distinzione devono cambiare i ruoli. Alcuni saranno i ruoli chiave della tua azienda, altri andranno delegati.

Ma come utilizzare queste strategie insieme?

Te lo spiegherò al corso SimpNess, dove analizzeremo i vari “pezzi” che hai e riorganizzeremo la tua azienda per capire su cosa devi concentrarti per farla crescere.

Trovi tutte le informazioni sul corso a questa pagina:

www.corsosimpness.com

A presto

Piernicola De Maria
Creatore di SimpNess
Autore di Se Solo ti Lasciassero Lavorare

 

 

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2 pensieri riguardo “Dubbi sulla tua organizzazione aziendale? Parti da qui (e scopri l’errore che non devi assolutamente commettere!)

  • 21 Gen 2018 in 09:25
    Permalink

    Molto interessante e molto giusto!

    Vorrei porre una domanda: se l’imprenditore entra in contatto con una persona che ha più o meno le sue competenze, ma ha voglia di fare il dipendente (è raro, ma la possibilità esiste), non gli conviene assumerlo?

    Grazie.

    Risposta
    • 21 Gen 2018 in 11:23
      Permalink

      Se per competenze intendi le competenze “tecniche” (es. io trovo uno bravissimo a creare i sistemi in azienda), allora si può valutare.

      Se le compentenze delle quali parli invece sono quelle imprenditoriali, ci penserei due volte. Non intendo questo in senso negativo, ma semplicemente per trovare un possibile punto di incontro.

      Ti faccio un esempio banale.

      Metti che mi esplode tutto e sono su una strada. In teoria potrei fare un colloquio per un lavoro da direttore generale da qualche parte ed essere pure competente. Risolvo un problema all’imprenditore di turno.

      Ma lo farei SEMPRE pensando a ciò come ad uno step per fare qualcosa di diverso dopo.

      Per cui è fondamentale che l’imprenditore di turno lo sappia e preveda questa opzione (o intendendolo anche lui come un lavoro provvisorio, o creando una “valvola di sfogo” interna).

      È più chiaro?

      Risposta

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